In der gegenwärtigen Situation erfahren wir alle das Gefühl der Verunsicherung und Ratlosigkeit. Es hat mich als Arbeitnehmer interessiert, mit welchen Problemen unsere Geschäftsführung in der Situation zu kämpfen hat und wollte deren Einschätzung und Tipps in der aktuellen Lage einfangen. Deswegen habe ich mich mit Florian Wiethoff zu einem Teams-Meeting getroffen und ihm eine Reihe von Fragen gestellt:

Wie bewertest du die aktuelle Situation?

Die aktuelle Situation ist unklar und schwer einzuschätzen.

Ich möchte jetzt eher mal auf die Arbeitswelt und die Situation der Unternehmen eingehen, als auf das gesundheitliche Risiko.

Unternehmen, die auf Anwesenheit der Mitarbeiter angewiesen sind, haben es jetzt besonders schwer und die meisten haben ja auch zeitnah Kurzarbeit angemeldet.

Unternehmen, die ihre Arbeiten aus dem Homeoffice ausführen können, haben es erst mal leichter. Da gibt es natürlich auch Unterschiede. Die Unternehmen, die schon länger in ihre Digitalisierung investiert haben, haben es jetzt deutlich einfacher ins Homeoffice zu switchen. Die, die dies bisher versäumt haben, hatten da mehr zu tun und dort läuft der Übergang immer noch holprig.

 

Wir sind ja sehr früh ins Homeoffice gegangen. Was hat euch dazu bewogen uns schon vor einer allgemeinen Ansage ins Homeoffice zu schicken?

Wir sahen es in unserer Pflicht unsere Mitarbeiter frühzeitig zu schützen. Da steht die Gesundheit jedes einzelnen und seiner Familien im Vordergrund. Wir möchten allen ein sicheres Arbeiten ermöglichen. Zudem betreuen wir die IT vieler wichtiger Unternehmen und die sind auf einen reibungslosen Ablauf ihrer IT angewiesen. Diese garantieren wir und mussten daher sehen, dass wir alle gesund bleiben, um unsere Arbeit machen zu können. Ziel muss es da weiterhin sein, dass wir gesund bleiben.

Wir hatten zu diesem Zeitpunkt auch ein großes Projekt vor uns. An dem Wochenende, an dem alle andere erst ins Homeoffice gezogen sind, haben wir einen der größten Facility Management Dienstleister in Deutschland übernommen. Bei dem Projekt haben wir wie geplant 900 Netzwerkgeräte an einem Wochenende übernommen und betreiben nun den Netzwerksupport des Unternehmens mit mehr als 20.000 Mitarbeiter.

Des Weiteren sind wir z.B. für die gesamte IT-Infrastruktur des Krankenhauses in St Ingbert verantwortlich. Dass dort jetzt alles reibungslos funktioniert, ist in der aktuellen Situation vielleicht wichtiger als je zuvor.

 

Was musste für das Krankenhaus Besonderes in der Situation getan werden?

Im Rahmen unserer präventiven Business Continuity Management Strategie haben unsere Mitarbeiter schon vor 4 Wochen nicht mehr vor Ort geschickt und sie da schon nicht mehr dem erhöhten Risiko in dem Umfeld ausgesetzt. Das hat sich auch ausgezahlt. Bisher ist niemand erkrankt.

Da wurde schon begonnen die Steuerungsprozesse aus dem Homeoffice zu machen. Dabei kam es zu keinen besonderen Herausforderungen. Wir sind dort seit Jahren als externer Dienstleister tätig und betreiben die IT nach Standard-ITSM Prozessen. Um die Mitarbeiter der Verwaltung ins Homeoffice schicken zu können, mussten Notebooks bestellt werden und Teams eingerichtet werden. Das lief schnell und unproblematisch.

Ansonsten hat das Krankenhaus die Herausforderung im Auge des Sturms stehen. Und wir stellen mit unserem 7x24 Betrieb weiterhin sicher, dass der IT-Betrieb im Krankenhaus reibungslos funktioniert.

 

Dann nochmal zurück zu dem Thema Homeoffice. Warum lief es deiner Meinung nach so mühelos bei uns und unseren Kunden?

Das hat einfach damit zu tun, dass unsere Prozesse alle digitalisiert sind. Braintower ist weitestgehend papierlos und alle Mitarbeiter hatten ja immer schon die Möglichkeit bei Bedarf im Homeoffice zu arbeiten. Hier haben wir gute Erfahrungen und unsere Prozesse sind so ausgelegt, dass alles genutzt werden kann, wie es im Büro auch getan wird. Bei unseren Kunden ist das ähnlich. Die waren vorher schon auf ein modernes digitales Arbeiten vorbereitet.

 

Was sind da wichtige Tools, die das vereinfachen? Was brauch man deiner Meinung nach, um im Homeoffice arbeiten zu können?

Zuerst einmal ist die richtige Ausstattung wichtig. Der erste Schritt ist seine Mitarbeiter mit Notebooks und Headset auszustatten.

Um vernünftig im Homeoffice arbeiten zu können, empfehle ich zudem ganz klar Office 365 und dann braucht man eine gute Internetverbindung in der Firma und eine VPN Verbindung, die dich auf die ganzen Ressourcen zugreifen lässt, die halt nicht in der Cloud liegen. Das ist der einfache Part.

Der komplizierte Part ist sich zu überlegen, welche Prozesse lassen sich denn digitalisieren.

Nehmen wir doch als Beispiel mal den Bewerbungsprozess. Die Bewerbungen gehen ein. Die die nicht online eingingen werden digitalisiert und wandern bei uns z.B. in Jira. Das ist ein Prozess, der funktioniert komplett digital. Es entsteht kein Papier dabei. Wenn man da noch mit Bewerbungsmappen arbeiten würde, die nicht digitalisiert werden, würde der Prozess aus dem Homeoffice nicht funktionieren. So hat jedes Unternehmen Prozesse, die es noch nicht digitalisiert hat und diese Schwachstellen werden jetzt aufgedeckt. Jetzt gilt es zu bewerten, welche Prozesse auf welchem Wege digitalisiert werden können, um im Falle eines Lockdowns arbeiten zu können. Die Digitalisierung sollte so voranschreiten, dass die Unternehmen (sofern möglich) ihre Arbeit aus dem Homeoffice durchführen können. Nur so ist man vorbereitet, falls es dazu kommt, dass nur noch Personen mit systemrelevanten Berufen das Haus verlassen dürfen.

 

Wenn ich die Prozesse dann digitalisiert habe. Wie behalte ich dann den Überblick?

Da kommt der Aspekt Projektmanagement ins Spiel. Hier arbeiten wir im Bereich der Prozesse mit Jira und Confluence. Das erlaubt uns untereinander zu sehen, welche Aufgaben wer erledigen muss. So behält jeder den Überblick über seine Aufgaben und die Teams können sich untereinander auch im Homeoffice besser abstimmen und so auf einander verlassen. Das schafft allen die notwendige Sichtbarkeit und Transparenz in der neuen Situation zu arbeiten. Wir haben hier schon frühzeitig auf Dailys und Scrum umgestellt und unser Team stärker an eine Projektarbeit gewöhnt.

Es erlaubt uns aber auch zu sehen, dass wir immer noch denselben Output liefern wie vorher.

 

Was sind die Schlüsselelemente, dass die Zusammenarbeit gut funktioniert?

Die Mitarbeiter müssen performant und bequem von zu Hause auf alle Unternehmensressourcen zugreifen können. So dass es keinen Unterscheid macht, ob ich von zu Hause oder aus dem Office arbeite. Und das zweite wesentliche Element ist, dass immer mehr Firmen Videokonferenzen nutzen und das, was sie sonst mal schnell beim Kaffeeziehen oder im Meeting besprechen, auch weiterhin klären und die Gesichter der Personen vor Augen haben. Das sieht man nicht zuletzt an den steigenden Userzahlen von Teams. Aufgrund der Situation kam es da binnen einer Woche zu einer Steigerung der Userzahl von 37 Prozent.

 

Gibt es in der Situation was besonders zu beachten?

Ja, tatsächlich gilt es in der aktuellen Situation der psychosozialen Aspekt zu berücksichtigen. Da die sozialen Kontakte sehr eingeschränkt sind und wir unsere gemeinsamen Kaffeepausen vermissen, haben wir einen täglichen Coffee Talk ins Leben gerufen. Über Teams treffen wir uns täglich zu einem kurzen Plausch über Gott und die Welt. Auch unsere geplanten Teamevents wie Bowling und Kartfahren fallen ja erst mal ins Wasser. Da treffen wir uns aktuell zu Spieleabenden und überlegen schon an weiteren Ideen. So wollen wir dem Problem der reduzierten sozialen Kontakte entgegentreten.

 

Welcher Kunde ist hier noch als positives Beispiel zu nennen?

MLP ist einer der Kunden, der seit Jahren in die Digitalisierung investiert. Die haben ihren Mitarbeiter schon lange die Arbeit aus dem Homeoffice ermöglicht. Viele der Mitarbeiter haben einen mobilen Rechner, die haben die Möglichkeit mit Citrix von zu Hause aus zu arbeiten oder von ihren privaten PC`s zu arbeiten. Die technische Infrastruktur ist auf jeden Fall schon mal vorhanden. Bei so großen Firmen ist es aber auch so, dass so Sachen schon Bestandteil ihres Business Continuity Management sind. In dem Bereich hat man dann auflagen von der BaFIN, die sich mit so Sachen wie Disaster Recovery auseinandersetzen. Hier gibt es klare Strategien, wie man in einem Krisenfall weiterarbeitet. Bei denen ist dann die Lösung, wie es in einer Pandemie weitergehen soll, einfach schon beschrieben und wird dann ausgeführt.

 

Was wird sich deiner Meinung nach in der Arbeitswelt ändern?

Für viele Firmen hat die Arbeitsweise im Homeoffice einen Aha-Effekt.

Wir hatten bereits die technische Infrastruktur. Ebenso hatten wir die Gewissheit, dass das Arbeiten im Homeoffice reibungslos ablaufen kann. Die Krise war für uns jetzt eine Generalprobe. Man musste sich jetzt einfach drauf einlassen und wir haben gesehen, dass es funktioniert. So wird es bei den meisten Unternehmen funktionieren und wird den Wunsch der Mitarbeiter auch zukünftig verstärkt im Homeoffice zu arbeiten befeuern. Das wird die Homeoffice Ressentiments auflösen. Die Krise wird natürlich eine Delle in der Wirtschaft hinterlassen. Aber ich glaube, dass die Unternehmen danach ihre Business Continuity überarbeiten und die Eintrittswahrscheinlichkeiten von einer Pandemie anders bewerten und sich darauf vorbereiten. Den Unternehmen wird es wichtig sein, dass sie zukünftig drauf vorbereitet sind, den Modus schneller wechseln zu können. Das wird nach der Krise zu einer erheblichen Zunahme von Digitalisierungsprojekten und gerade auch Cloudprojekten führen.

 

Welche Vorteile bietet an der Stelle seine Infrastruktur in der Cloud zu haben?

Die Cloud bietet den Vorteil, dass ich kein Personal benötige, das sich um die Probleme kümmert, die man nur vor Ort beheben kann. Da es ja durchaus sein kann, dass deine eigenen Mitarbeiter krank werden oder dass eine Situation wie in Italien eintritt und nur noch systemrelevante Personen auf die Arbeit fahren dürfen. Wenn dann ein Server ausfällt darf man dann auch gar nicht mehr vor Ort fahren, um ihn zu reparieren. Da liegt nun der Vorteil der Cloud: Bezieht man ein Service aus der Cloud gibt man diese Problematik an die Cloudanbieter ab. Unternehmen wie Amazon, Microsoft, Google besitzen hier ausreichend Ressourcen, um selbst in so schwierigen Situationen einen stetigen Betrieb zu garantieren.

Man kann sich daher über einen Cloudanbieter Dienste kaufen oder bauen, die besonders resilient sind. Also besonders widerstandsfähig gegen alle möglichen Katastrophen. Da kommen die klaren Vorteile der Cloudanbieter zum Vorschein. Das ist ein Thema bei IaaS, SaaS, Office 365.

Nehmen wir doch als Beispiel Office 365. Jetzt zeigen sich ganz klar deren Vorteile. Man bekommt für einen vergleichsweise niedrigen Betrag neben aktuellen Officeversionen auch die Dienste, die dir über das Internet Dateien bereitstellen, persönlich und geshared – und das besser funktioniert, als wenn es in der Firma ist. Und stellt zudem noch Teams als gutes Videokonferenztool.

 

Welche Vorteile bietet IaC/CaC?

Bei IaC und CaC ist es ähnlich. Infrastruktur als Code (IaC) ist die Verwaltung und Bereitstellung von Infrastruktur durch Code, anstatt eines manuellen Prozesses zur Konfiguration von Geräten oder Systemen. Konfiguration als Code (CaC) bedeutet genau das, was es sagt; man behandelt seine Konfigurationen, als wären es Code.

Wer auf diese Methoden gesetzt hat kann mit einer kleineren Mannschaft an Mitarbeitern, nun eine größere Infrastruktur am Laufen zu halten. Das ist in einer drohenden Situation in der dir vielleicht mehr Mitarbeiter krank werden von Vorteil, um den reibungslosen Ablauf auch von großen Infrastrukturen zu gewährleisten.

 

Vorteile externer Dienstleister?

Auch hier greift wieder die Tatsache, dass ich auf die personellen Ressourcen von jemand anderen zugreife und davon ausgehe, dass dieser auch in Krisenzeiten genug Personal zur Verfügung hat, um meinen reibungslosen IT-Betrieb zu garantieren.

Da erscheint es auch konsequent mit einem externen Dienstleister in die Cloud zu gehen.

Weiterer Vorteil bei externem Dienstleister gegenüber eigenen IT-Abteilung ist, dass man bei einem externen Dienstleister auf mehrere Personen zugreift, als bei der eigenen IT-Abteilung. Dadurch hat man auch Zugriff auf ein breiteres Skillset. Des Weiteren ist die Best Practice Erfahrung externer Dienstleister höher, da sie einen Einblick in unterschiedliche Unternehmen haben und dort sehen, was andere gut oder schlecht machen. Die interne IT-Abteilung fehlt meist dieser Blick nach außen. Ein Dienstleister kann da viele positive Impulse geben und die Best Practice Themen an seine Kunden weitergeben.

 

Wagen wir noch an eine Prognose?

Es wird noch einige Zeit dauern, bis wir wieder zur Normalität zurückkehren. Spekulationen bringen uns an dieser Stelle jetzt nichts.

Unsere klare Empfehlung ist, dass wer jetzt noch nicht auf digitales Arbeiten umgestellt hat, dies schleunigst tun sollte. Die Arbeitswelt wird sich maßgeblich verändern und die Mitarbeiter werden verstärkt das Arbeiten im Homeoffice einfordern. Des Weiteren werden die Unternehmen merken, dass die digitale Zusammenarbeit effizient ist und Vorteile bietet. Zusätzlich ist noch vollkommen unklar, wie lange die gegenwärtigen Situationen andauern wird. Klar ist, wir haben hier leider keinen Sprint vor uns. Aber ich erlebe gerade auch wie alle in dieser Ausnahmesituation über sich hinaus wachsen. Deshalb sage ich: Haltet durch! Bleibt zu Hause und vor allem bleibt gesund!

Hanna Bieg

Hanna Bieg

Sales Manager

Für ihre Brains verlässt Hanna zu gern den Tower. Reisen liegt ihr im Blut. Egal ob zum Kunden um die Ecke oder quer durch die Weltgeschichte. Hanna nimmt das mit der Extrameile wörtlich; in der Kletterhalle versucht sie dafür sogar die Gravitation zu überlisten.

Gefällt dir der Artikel? Bitte teile ihn!
Share on Facebook
Facebook
0Share on LinkedIn
Linkedin
Email this to someone
email
Tweet about this on Twitter
Twitter